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Digital Onboarding – Mitarbeiter:innen erfolgreich integrieren

20. Juli 2023

6 Minuten Lesezeit

Rebecca Feucht

20. Juli 2023

6 Minuten Lesezeit

Rebecca Feucht

Viele Gründe sprechen für strukturierte Onboarding Prozesse – ergänzt mit Themen, wie Fachkräftemangel, Digitalisierung und Remote-Arbeitsplätzen lohnt sich ein Blick in die digitalen oder hybriden Umsetzungen.

Was ist Onboarding?

Mit dem Begriff Onboarding ist die gezielte Integration neuer Beschäftigten in das Unternehmen gemeint. Dabei handelt es sich um ein Konzept aus dem Personalmanagement, das darauf abzielt, neuen Kolleg:innen den Einstieg in das neue Unternehmen zu erleichtern und ihnen zu helfen, sich schneller im Unternehmen zu orientieren.

Beginn des Onboarding Prozesses

Für viele beginnt der Onboarding-Prozess mit dem ersten Arbeitstag. Jedoch zeigen aktuelle Studien, wie zum Beispiel die Brenner-Studie aus 2020, dass ein guter Onboarding-Prozess schon nach der Vertragsunterschrift beginnen sollte. Dieser frühe Start der Integration soll bei den neuen Beschäftigten für mehr Sicherheit sorgen und ihnen eine positive Bindung zum Unternehmen zu ermöglichen.

Enden sollte der Prozess nach der Probezeit beziehungsweise nach ca. 6 Monaten im Betrieb. Natürlich kann dieser Zeitraum je nach Komplexität der Position variieren.

Ziele eines Onboarding Prozesses

Das primäre Ziel des Onboardings ist, dass neue Kolleg:innen schnell in ihrer neuen Position ankommen und ihre Aufgaben kennen und umsetzen können. Dementsprechend sind auch Themen, wie Produktivität, Motivation und soziale Integration in das Team wichtig. Wenn diese Punkte passen und in Harmonie mit den fachlichen Bestandteilen sind, wirkt sich das gute Onboarding auf das Employer Branding aus, schafft eine Loyalität zu den Arbeitgebenden und minimiert das Risiko von Kündigungen in der Probezeit und damit einhergehende finanzielle Verluste.

Kurz gesagt: Ein gutes Onboarding hat die Aufgabe…

… den Mitarbeitenden die Unternehmenskultur und interne Prozesse näherzubringen.
… Mitarbeitende dabei zu unterstützen, Kontakte zu Kolleg:innen aufzubauen.
… die neuen Mitarbeitenden schnell und sicher an ihre neuen Aufgaben heranzuführen.

Die drei Phasen des Onboardings

Preboarding

Orientierung

Einarbeitung und Integration

Preboarding: Onboarding vor dem ersten Arbeitstag

Wie oben schon aufgeführt beginnt diese Phase direkt nach der Unterschrift des Arbeitsvertrages und somit bereits lange vor dem ersten Arbeitstag. Dabei steht insbesondere die soziale Integration im neuen Team und Unternehmen im Vordergrund. Neue Beschäftigte sollten das Gefühl haben, dass die Arbeitgebenden sich um sie kümmern. Ergänzend sollten erste fachliche Informationen übergeben werden, hierzu zählen zum Beispiel Details zur Arbeitskleidung, Arbeitszeiten, Pausenzeiten und ähnliches.

Vor allem die ersten Informations-Nuggets lassen sich besonders gut auf digitalem Wege gestalten. Mit kurzen Schulungen (z. B. Lernnuggets) oder kurzen Informationstexten (z. B. FAQs) können HR-Manager:innen den neuen Kolleg:innen wichtige Informationen mitteilen um leichter im Unternehmen und dem neuen Tätigkeitsbereich anzukommen. Ergänzend kann die digitale Unterstützung schon an dieser Stelle weitere Mehrwerte bringen, indem durch Apps oder passende Videos, das bestehende Team und die Räumlichkeiten vorgestellt werden.

Orientierung: Onboarding am ersten Arbeitstag und in der ersten Woche

Jetzt ist es soweit – der erste Arbeitstag des Onboardees. Ein kleines Beispiel aus der Praxis: Um ihm oder ihr den Start in den ersten Arbeitstag zu erleichtern, startet der Zeitplan später als der Arbeitsbeginn der betreuenden Kolleg:innen. So können sich alle gut auf ihren neuen Kollegen oder ihre neue Kollegin vorbereiten und Verzögerungen aufgrund von Verkehrsproblematiken sind minimiert.

Die „Orientierung“ umfasst die erste Woche der neuen Beschäftigten und soll ihnen einen angenehmen Arbeitsstart im Unternehmen ermöglichen. Der erste Eindruck vom Team, den Vorgesetzten und dem Unternehmen ist dabei entscheidend. Dabei können Checklisten und Tipps den Onboardees helfen, ihre Neugierde zu steigern, die Nervosität zu reduzieren und ihnen ein Gefühl von „Willkommen sein“ geben.

Einarbeitung und Integration: Nach der ersten Arbeitswoche

Was ist beim Onboarding nach der ersten Woche zu beachten? In dieser Prozess-Phase liegt der Fokus auf einer strukturierten und effizient fachlichen Einarbeitung. Das heißt, dass mit einem durchdachten Einarbeitungsplan neue Mitarbeitende früher und produktiver anfangen können zu arbeiten. Da die neuen Beschäftigten vor allem in den ersten Wochen viele Informationen verarbeiten müssen, hat sich hier eine Aufteilung auf kürzere Lerneinheiten bewährt. Ab der zweiten Woche sollten die Onboardees das neue Wissen erworben haben bzw. wissen, wo sie nachlesen oder – wen sie fragen können.

Ergänzend zu einem strukturierten Plan sollte auch regelmäßig Platz für Feedback-Gespräche geschaffen werden. Hier können Unklarheiten oder ggf. Unzufriedenheiten schnell aufgedeckt und im besten Fall aus der Welt geschafft werden.

Onboarding digital?

Onboardingprozesse sind sehr individuell. Zum einen müssen sie zum Unternehmen passen und zum anderen zum jeweiligen Onboardee – dementsprechend gibt es keine Patentlösung. Ergänzt durch die Digitalisierung wird diese Thematik noch spannender. Hier kann es sich lohnen, die verschiedenen Möglichkeiten als Bausteine zu betrachten, die je nach Situation angewandt werden. Folgend ein paar Beispiele:

Begrüßung: Die Begrüßung eines Onboardees vor Ort passiert meist durch den direkten Ansprechpartner. Bei einem digitalen Onboarding kann dieser Punkt durch einen Video- oder Telefontermin ersetzt werden.
Teamvorstellung: Das Team kann vor Ort durch einen Rundgang oder eine Mitarbeitenden-Versammlung vorgestellt werden. Digital können sich alle Teammitglieder ebenfalls in einem Video-Termin zusammenfinden. Ebenso können Apps oder Videos mit kurzen Vorstellungen der Kolleg:innen verwendet werden.
Unternehmensvorstellung: Vor Ort kann dieser Punkt zum Beispiel mit der Unternehmensführung zusammenfallen oder durch eine Präsentation erfolgen. Digital können Videos oder digitale Rundführungen das Unternehmen vorstellen.
Arbeitsplatz: Das Bereitstellen der benötigten Hard- und Software ist selbstverständlich, jedoch muss bei Remote-Arbeitsplätzen daran gedacht werden, diese gesichert und pünktlich zu versenden.
Schulungsmaterialien: Ob als Print-Version, Online Lernprogramm oder App – die Schulungsmedien sollten den Onboardees die Möglichkeit geben, sich das benötigte Wissen anzueignen und bei Bedarf ein Nachschlagwerk sein.
Kommunikation: Egal ob ein Remote-Arbeitsplatz oder einer vor Ort, hier sollte eine klare Struktur vorgegeben werden. Über welche Kanäle sollen welche Informationen kommuniziert werden und wer kann bei welchen Problematiken helfen.
Soziale Integration: Organisierte Mittagsessen, gemeinschaftliche Kaffeepausen – diese Aktivitäten sind ein wichtiger Bestandteil des Onboardings und sollten auch bei remoten Arbeitsplätzen passend digital durchgeführt werden.

Und wie geht es weiter? – Feedback

Einer der wichtigsten Faktoren im Onboarding ist das Thema Feedback-Gespräche. Wie im Punkt „Einarbeitung und Integration“ schon angerissen, geht es hierbei zum einen um fehlende Informationen bei den Onboardees. Gemeinsam wird geschaut, ob alle benötigten Materialien und Informationen vorhanden sind, ob das gewählte Onboarding zum neuen Kollegen oder der neuen Kollegin passt, und ob sie sich wohlfühlen.

Zum anderen sind die Feedback-Gespräche auch für die Aktualität des Onboarding-Prozesses vorteilhaft. In diesen Gesprächen können die Maßnahmen durch ehrliches Feedback überdacht und gegebenenfalls angepasst werden.

Ob digitale Unterstützung oder eine Hilfe bei Prozessfragen – unser Team steht Ihnen zur Verfügung. Mehr Informationen zu unserer digitalen onboard-App finden Sie hier:

onboard App

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